Slimmade organisationer, ständigt uppkopplad, en stressad arbetsmiljö och psykosociala besvär.
Allt oftare ser vi ett arbetsliv som inte går ihop för människor. En stor bov i dramat är möten. Detta lyfts nästan alltid fram som en faktor som stjäl tid och energi. Möten är viktiga för analys, information, beslut och uppföljning men alldeles för många är alldeles för ineffektiva. Det är för stort antal möten, de är för långdragna, deltagare är oförberedda, det är fel deltagare, etc.
I denna blogg finner du metodiken att räkna ut resursslöseriet från mötestid som är ineffektiv. Resurser som sedan kan sparas in alternativt användas till annat.
1 Grunddata
Slöseri med resurser, eller kvalitetsbristkostnader, är alla kostnader som uppstår genom arbetssätt som inte är optimala och en kund inte ersätter för. Och ett typiskt sådant exempel är medarbetarnas tid på ineffektiva möten. Inled därför med en uppskattning av ineffektiv tid, låt säga 30 procent. Fortsätt sedan med att identifiera antalet medarbetare som går på möten under en arbetsdag samt genomsnittstiden för möten. Antag 5 medarbetare respektive 1,25 timmar. Därefter behövs också antal arbetsdagar under ett år och genomsnittlig lönekostnad per timme, säg 250 dagar och 500 kronor.
2 Kalkylen
Med grunddata på bordet är det enkelt att räkna ut vad möten kostar verksamheten per år:
[5 x 1,25 x 250] x 500 = 781 250 kronor.Och i en situation när 30 procent är ineffektiv tid blir kvalitetsbristkostnaden:
781 250 x 0,3 = 234 375 kronor.
3 Insikten
Organisationen har följaktligen nästan en kvarts miljon i kostnader som inte skapar värde någonstans. Till detta kommer sedan stress, tidskonflikter, och så vidare.
Med mötespolicy, mötesmetodik, mötesdisciplin och annat på plats kan emellertid mycket av detta reduceras och pengar, tid och energi kan investeras i det som faktiskt skapar värde och/eller tjänas in.
